Hybride event

Hybride events bestaan al langere tijd, maar door het coronavirus staan hybride evenementen nu echt in het middelpunt van de aandacht. En niet zonder reden! Hybride evenementen zijn een combinatie van een fysiek event met een online event.

Met een hybride evenement veranderen we passieve toeschouwers in actieve deelnemers. Dit doen wij door uw deelnemers een gebruiksvriendelijk platform te bieden. Hierin kunnen ze een persoonlijk programma samenstellen en volgen. Er is daarbij volop ruimte voor netwerken en interactie.

Samen met u zorgen wij voor een plan met impact.

Waarom kiezen voor Heuvelman?

Wij hebben vele jaren ervaring en ons bewezen binnen de branche. Na succesvolle projecten met onder andere KPN, de Verenigde Naties, het Hilton en Enactus weten we wat wel en niet werkt.

Een succesvol hybride event is namelijk goud waard. Echter bestaan er nog vele misverstanden en vragen over. Wij hebben de juiste antwoorden vanuit de praktijk en stellen op basis van uw aanvraag een specialistisch team samen dat past bij uw vraagstuk.

Samen behalen we het doel van uw organisatie. Van advies tot productie staan wij voor u klaar. Zo draagt Heuvelman bij aan bijzondere ervaringen en inspirerende belevingen.

Voordelen hybride events

• Groter bereik: U bent niet meer afhankelijk van een locatie grote, maar kan meer bezoekers via het online gedeelte laten aansluiten.
• Laagdrempeliger: Waar bezoekers bij een live event nog tegengehouden kunnen worden door reistijd, kan men bij een hybride event laagdrempelig aansluiten.
• Selectief: Vaak is niet het gehele event interessant voor een bezoeker en besluit men daarom niet te gaan. Met een hybride event kan deze groep ervoor kiezen de voor hem interessante onderdelen toch online te volgen.
• Sprekers: Sprekers geven de voorkeur aan een hybride of fysiek event ipv. een online event. Juist de interactie en discussies maken een verhaal, dit mist bij een online event.
• Data: Door het online gedeelte kan u meer data verzamelen. Welke sessies zijn het meeste bekeken en waar haakte bezoekers af.
• Verdienmodel: Er ontstaan nieuwe verdienmodellen. Je bent bijvoorbeeld niet meer afhankelijk van het maximum gastenaantal van je locatie, maar kan onbeperkt tickets verkopen.
• Duurzaam: Niet iedereen hoeft meer naar een locatie af te reizen.

Randvoorwaarden hybride event

• Dynamisch: Zorg voor meerdere camera's die vanuit verschillende hoeken filmen. Kijkers zijn gewend aan de kwaliteit op tv en het wisselen van shots zorgt ervoor dat u ze kan blijven prikkelen.
• Checks: Niets doet zoveel afbreuk aan een event als een haperende verbinding, falende techniek en sprekers die niet goed geïnformeerd zijn. Check vooraf alle content en techniek.
• Tijdsduur: Online deelnemers en fysiek aanwezige hebben een andere concentratieboog. Online duurt deze max. 45 tot 60 minuten, fysiek is dit een stuk langer. Hou hier rekening mee in je programma.
• Interactief: Wat maakt een hybride event anders dan tv kijken of een livestream volgen? Hybride is interactief, zowel voor live als voor online kijkers.
• Thema: Het lijkt vanzelfsprekend, maar zorg voor een duidelijk thema en bouw de rest van het event hier omheen.
• Regie & moderator: U kan niet zonder een goede regie en moderator. De regie zorgt voor de juiste beelden op het juist moment en de moderator stuurt de gesprekken in goede banen, met afwisseling tussen fysiek aanwezige en externe deelnemers.

Misverstanden rondom hybride events

1) Een livestream en het online gedeelte van een hybride event zijn hetzelfde
Fout! Veel mensen denken dat een hybride event een fysiek evenement is dat via een livestream gedeeld wordt. Echter onderscheid dit event type zich juist door niet enkel een livestream te delen, maar een online wereld te creëren waarin de bezoeker (inter)actief mee kan doen.

Kortom: een livestream is puur het uitzenden van uw evenement via een onlineplatform. Hier is geen interactie met het online publiek en kunnen ze enkel de livestream bekijken.

Een hybride event is een live evenement waarbij het online gedeelte actief mee kan doen. De werelden smelten als het ware samen en vullen elkaar aan met toegevoegde waarde.

2) Een hybride event doet u er 'even bij'
Bedrijven denken vaak dat ze het organiseren er wel even bij doen. Echter mag dit niet onderschat worden en vraagt een hybride event niet om 1, maar 2 programma's.

Online en live bezoekers verschillen namelijk van elkaar. De online bezoeker heeft een kortere concentratieboog, is televisiekwaliteit gewend qua presentatie en heeft veel interactie nodig om betrokken te blijven.

Een live bezoeker heeft meer tijd voor langere introducties, eventuele pauzes en hecht vooral waarde aan netwerken. Bedenk dus goed dat een hybride event niet enkel het filmen van uw huidige event is dat u deelt via een livestream, maar een geheel eigen aanpak nodig heeft.

3) Een hybride event is een stuk goedkoper dan een live evenement
Nog te vaak wordt de aanname gemaakt dat het goedkoper is. Bedrijven gaan van een kleinere locatie, minder catering, weinig personele handling en daarom minder kosten uit.

Echter is dit in de praktijk niet altijd zo. De techniek is kostbaar en daarom zeggen wij dat de kosten eerder verschuiven dan verminderd worden.

Het kostenplaatje van een hybride event

Een online platform, livestreaming, videoproductie, meerdere programma's. Het zijn kosten waar je bij een hybride evenement niet omheen kunt. Toch kent een hybride event zoveel duidelijke voordelen dat het de moeite waard is.

Om u een inschatting van de kosten te geven heeft Meeting Professionals International (MPI) een onderzoek naar de kostenverdeling bij hybride evenementen gedaan. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat de kosten voor een hybride event gemiddeld 7.500,- tot 22.000,- euro zijn.

De verdeling van de kosten ziet er gemiddeld zoals onderstaande uit.

• 42% | Videoproductie zoals schermen, microfoons, licht en geluid
• 30% | Streaming zoals camera's en een goede internetverbinding
• 10% | Een virtueel platform waar men online eenvoudig kan aanhaken
• 8% | Advieskosten van partijen met betrekking tot het evenement
• 6% | Content en programma realiseren, eventuele betalingen aan sprekers
• 4% | Overige zaken zoals het decor, aankleding, enz.

Bij Heuvelman begrijpen we dat het prettig is om vooraf al een duidelijke inschatting van de kosten te hebben. Er is namelijk niemand die van achteraf, onverwachtse kosten houdt.

Wanneer u contact opneemt met Heuvelman kunnen we in kaart brengen wat uw event nodig heeft en welke kosten hierbij komen kijken. Zo weet u vooraf wat u mag verwachten. U komt niet voor verrassingen te staan.